1. Wie verwerkt uw gegevens
Flow4Q BV, met maatschappelijke zetel te 9160 Lokeren, ondernemingsnummer BE 1011.753.847, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via deze website en in het kader van haar dienstverlening worden verzameld.
- E-mail: info@flow4q.com
- Telefoon: +32 474 62 71 87
Flow4Q heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze omvang en aard niet verplicht. U kan met al uw vragen rechtstreeks terecht op bovenstaand adres.
2. Welke gegevens en waarom
| Gegevens | Waarvoor | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Naam, bedrijf, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht, via het contactformulier, e-mail, telefoon of LinkedIn | Uw vraag beantwoorden en een eventuele samenwerking voorbereiden | Maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Contactgegevens van contactpersonen bij klanten en leveranciers, en facturatiegegevens | Opdrachten uitvoeren, communiceren, factureren en betalingen opvolgen | Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) |
| Facturen en boekhoudkundige stukken | Boekhouding en fiscale verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) |
| Beperkte opvolging van offertes, prospecten en projectdossiers | De opvolging van lopende en afgeronde projecten | Gerechtvaardigd belang van een normale bedrijfsvoering (art. 6.1.f AVG) |
Flow4Q verzamelt geen gevoelige gegevens, doet niet aan profilering en neemt geen geautomatiseerde beslissingen over personen. Uw gegevens worden nooit verkocht of doorgegeven voor marketingdoeleinden van derden.
3. Gegevens van uw medewerkers en klanten in projecten
Wanneer Flow4Q voor u een toepassing bouwt of onderhoudt in Power Apps, Power BI, Power Automate, Excel of VBA, kan zij toegang krijgen tot gegevens in uw eigen omgeving. Voor die gegevens is Flow4Q geen verwerkingsverantwoordelijke maar verwerker: uw organisatie bepaalt het doel, Flow4Q handelt uitsluitend in uw opdracht en volgens uw instructies.
Daarvoor sluit Flow4Q met elke klant een gegevensverwerkingsovereenkomst. Daarin staat welke gegevens ze mag benaderen, wat ze ermee mag doen, hoe lang ze toegang behoudt en wat er bij het einde van de opdracht met die gegevens gebeurt. Vraag ernaar bij de opstart van een project, of mail naar info@flow4q.com voor een exemplaar.
Vaste uitgangspunten bij elk project: enkel toegang tot wat de opdracht vereist, bij voorkeur werken binnen uw eigen omgeving in plaats van gegevens te kopiëren, testen met fictieve of geanonimiseerde gegevens waar dat kan, en geen productiegegevens langer bijhouden dan de opdracht duurt.
4. Hoe lang worden ze bewaard
- Contactaanvragen zonder gevolg: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
- Klant- en leveranciersgegevens: zolang de samenwerking loopt en daarna zolang er nog rechten of verplichtingen uit voortvloeien.
- Facturen en boekhouding: 7 jaar, zoals de Belgische boekhoudwetgeving voorschrijft.
- Projectdocumentatie en toegang tot klantomgevingen: volgens de afspraken in de gegevensverwerkingsovereenkomst, standaard verwijderd of teruggegeven bij het einde van de opdracht.
5. Wie krijgt uw gegevens te zien
Binnen Flow4Q werkt enkel Sabine Beke met deze gegevens. Daarnaast zijn er dienstverleners die nodig zijn om te kunnen werken en die zelf als verwerker optreden:
- Netlify voor de hosting van deze website en de afhandeling van het contactformulier
- Microsoft voor e-mail, documentopslag en de Microsoft 365-omgeving
- Billit voor facturatie, Yuki voor de boekhoudkundige verwerking en boekhoudkantoor HSF als boekhouder
Met deze partijen gelden hun standaard verwerkersvoorwaarden. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een geldig adequaatheidsbesluit. Verder worden gegevens enkel gedeeld wanneer de wet dat verplicht.
6. Beveiliging
Flow4Q neemt passende technische en organisatorische maatregelen: aanmelden met meervoudige authenticatie, versleutelde toestellen, actuele software, wachtwoordbeheer via een kluis, en toegang tot klantomgevingen enkel met de rechten die de opdracht vereist. Merkt u toch iets verdachts, laat het dan meteen weten via info@flow4q.com.
7. Cookies
Deze website gebruikt geen tracking- of marketingcookies en plaatst geen advertentiecookies. Er is dus ook geen cookiebanner nodig.
Wel worden de lettertypes geladen via Google Fonts en wordt het contactformulier afgehandeld door Netlify. Daarbij wordt uw IP-adres technisch verwerkt om de pagina te kunnen tonen en om misbruik van het formulier tegen te gaan. Dat is functioneel en niet gericht op het volgen van bezoekers.
8. Uw rechten
U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering en beperking van uw gegevens, het recht op overdraagbaarheid, en het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Een mail naar info@flow4q.com volstaat. U krijgt antwoord binnen 30 dagen. Om zeker te zijn dat het verzoek van u komt, kan om bijkomende identificatie gevraagd worden.
Gaat het over gegevens die Flow4Q in opdracht van een klant verwerkt, dan wordt uw verzoek doorgestuurd naar die klant. Die is in dat geval de verwerkingsverantwoordelijke.
Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kan u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijzigingen
Verandert de manier van werken, dan wordt deze verklaring aangepast. De datum bovenaan geeft de meest recente versie aan.
← Terug naar de website